POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

AROMITALIA COLOMBIA

Fecha de entrada en vigencia: 14-09-2026

Última actualización: 14-09-2026

Versión: 1.0

1. Identificación del responsable del tratamiento

AROMITALIA COLOMBIA, sociedad legalmente constituida conforme a las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 901444041-6, con domicilio principal en Funza Cundinamarca , es responsable del tratamiento de los datos personales que recolecta, almacena, utiliza, consulta, actualiza y, cuando corresponda, comparte o suprime en desarrollo de sus actividades comerciales.

Para efectos de esta política, AROMITALIA COLOMBIA podrá denominarse «Aromitalia», «la compañía» o «el responsable».

Domicilio: Parque Logístico Interpark Bodega No 63-3A. Autopista Bogotá-Medellín, KM 6.7.

Correo electrónico para protección de datos: admon.co@aromitalia.com

Teléfono: 3114994418

Página web: https://www.aromitalia.com.co/

2. Marco normativo

Esta política se adopta en cumplimiento de las disposiciones colombianas aplicables a la protección de datos personales, especialmente:

• Constitución Política de Colombia, artículo 15.
• Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1074 de 2015, en particular las disposiciones que reglamentan el régimen de protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013, en las disposiciones incorporadas al Decreto 1074 de 2015.
• Ley 1266 de 2008, cuando resulte aplicable al tratamiento de información financiera, crediticia, comercial o de servicios.
• Ley 1480 de 2011, Estatuto del Consumidor, en lo relacionado con la protección de los consumidores y el tratamiento de información dentro de las relaciones de consumo.
• Las demás normas que modifiquen, adicionen o sustituyan las disposiciones anteriores.

3. Objeto

La presente política establece los criterios y procedimientos mediante los cuales AROMITALIA COLOMBIA realiza el tratamiento de datos personales, así como los derechos de los titulares y los mecanismos para ejercerlos.

Su finalidad es garantizar que la información personal sea tratada de manera legal, segura, transparente y conforme a las autorizaciones otorgadas por sus titulares.

4. Alcance

Esta política aplica al tratamiento de datos personales realizado por AROMITALIA COLOMBIA a través de sus canales físicos y digitales, incluyendo:

• Página web y formularios de contacto.
• Formularios de generación de clientes potenciales.
• Campañas publicitarias en plataformas digitales.
• WhatsApp y otros canales de atención comercial.
• Solicitudes de cotización y asesoría comercial.
• Registro de clientes, proveedores y contactos comerciales.
• Eventos, capacitaciones, demostraciones y actividades comerciales.
• Comunicaciones de mercadeo y servicio al cliente.

La política aplica a los datos de clientes, prospectos, usuarios de la página web, proveedores, representantes de empresas y demás personas naturales cuyos datos sean objeto de tratamiento por parte de Aromitalia.

5. Definiciones

Para efectos de esta política se adoptan las siguientes definiciones:

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y el tratamiento de la información.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

Tratamiento: Cualquier operación realizada sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización o supresión.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para realizar el tratamiento de sus datos personales.

6. Principios aplicables

AROMITALIA COLOMBIA aplicará los siguientes principios:

Legalidad: El tratamiento se realizará conforme a la Constitución, la ley y las demás normas aplicables.

Finalidad: Los datos serán tratados para fines legítimos, específicos y previamente informados al titular.

Libertad: El tratamiento se realizará con autorización previa, expresa e informada, salvo las excepciones legales.

Transparencia: El titular podrá conocer, en cualquier momento, la existencia de información personal que le concierna y la forma en que es tratada.

Acceso y circulación restringida: Los datos no serán divulgados a personas no autorizadas, salvo disposición legal o autorización del titular.

Seguridad: Se implementarán medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información contra pérdida, adulteración, acceso, uso o consulta no autorizados.

Confidencialidad: Las personas que intervengan en el tratamiento estarán obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizar su relación con la compañía.

Estos principios corresponden a los establecidos en el régimen colombiano de protección de datos personales.

7. Datos personales que podemos recolectar

Dependiendo de la relación con el titular y del servicio solicitado, Aromitalia podrá recolectar:

7.1. Datos de identificación

• Nombre y apellidos.
• Tipo y número de documento, cuando sea necesario.
• Cargo o función dentro de una empresa.
• Empresa o negocio al que pertenece.

7.2. Datos de contacto

• Correo electrónico.
• Número de teléfono.
• Número de WhatsApp.
• Ciudad, departamento o país.
• Dirección de entrega o facturación, cuando corresponda.

7.3. Datos comerciales

• Tipo de negocio.
• Información sobre el establecimiento comercial.
• Intereses en productos o servicios.
• Solicitudes de cotización.
• Historial de comunicaciones comerciales.
• Información necesaria para gestionar pedidos, asesorías o relaciones comerciales.

7.4. Datos de navegación

Cuando el titular utiliza nuestra página web, podrán recolectarse datos técnicos y de navegación, de acuerdo con las herramientas implementadas y las autorizaciones o mecanismos legales aplicables, tales como:

• Dirección IP.
• Tipo de dispositivo y navegador.
• Páginas visitadas.
• Información de interacción con el sitio web.
• Datos de cookies y tecnologías similares.

El tratamiento de estos datos estará sujeto a la Política de Cookies, cuando corresponda.

8. Finalidades del tratamiento

Aromitalia tratará los datos personales para las siguientes finalidades:

8.1. Atención comercial

• Atender solicitudes de información.
• Responder preguntas sobre productos y servicios.
• Gestionar solicitudes de cotización.
• Contactar a personas interesadas en abrir o fortalecer un negocio de heladería.
• Brindar asesoría comercial y técnica.
• Dar seguimiento a oportunidades comerciales.

8.2. Gestión de clientes y pedidos

• Gestionar pedidos, cotizaciones y facturación.
• Coordinar entregas y despachos.
• Mantener actualizada la información de clientes.
• Atender solicitudes, peticiones, quejas y reclamos.
• Cumplir obligaciones contractuales y legales.

8.3. Mercadeo y comunicaciones

Cuando exista autorización válida para ello:

• Enviar información sobre productos, ingredientes y soluciones para heladería.
• Informar sobre promociones, novedades y lanzamientos.
• Invitar a eventos, capacitaciones y demostraciones.
• Enviar contenidos educativos, recetas y materiales comerciales.
• Realizar campañas de email marketing, WhatsApp u otros canales autorizados.
• Medir la efectividad de las comunicaciones comerciales.

El titular podrá solicitar en cualquier momento el retiro de sus datos de las comunicaciones comerciales.

8.4. Mejoramiento de servicios y página web

• Analizar el uso de nuestros canales digitales.
• Mejorar la experiencia de navegación.
• Evaluar la efectividad de campañas publicitarias.
• Optimizar productos, contenidos y servicios.
• Elaborar estadísticas e informes comerciales.

Cuando sea posible, los análisis se realizarán utilizando información agregada o anonimizada.

9. Tratamiento de datos para publicidad y generación de clientes potenciales

Aromitalia podrá utilizar datos personales obtenidos mediante sus propios formularios, campañas publicitarias y plataformas de generación de clientes potenciales.

En particular, cuando una persona diligencie un formulario en una plataforma digital o en nuestra página web, la información podrá ser utilizada para:

• Responder la solicitud realizada.
• Contactar al interesado.
• Brindar información comercial.
• Gestionar una oportunidad de negocio.
• Enviar comunicaciones comerciales, siempre que exista autorización para dicha finalidad.

La compañía no utilizará los datos para finalidades incompatibles con las informadas al titular.

Cuando las plataformas publicitarias actúen como encargadas o responsables independientes del tratamiento, cada entidad aplicará sus propias políticas y obligaciones legales, sin perjuicio de las responsabilidades que correspondan a Aromitalia.

10. Autorización del titular

Aromitalia solicitará la autorización del titular cuando sea necesaria para el tratamiento de sus datos personales.

La autorización deberá ser previa, expresa e informada, y podrá otorgarse mediante mecanismos físicos o electrónicos que permitan demostrar su existencia.

En los formularios digitales, el titular deberá poder consultar esta política antes de enviar sus datos.

Cuando el tratamiento tenga finalidades diferentes, como atención comercial y envío de publicidad, estas deberán informarse de manera clara, permitiendo al titular decidir sobre cada finalidad cuando sea necesario.

El titular podrá retirar su autorización en cualquier momento, salvo que exista un deber legal o contractual que permita o exija continuar el tratamiento.

11. Derechos de los titulares

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, los titulares tienen derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo las excepciones legales.
3. Ser informados sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando consideren que se han vulnerado sus derechos.
5. Solicitar la supresión de sus datos o revocar la autorización, cuando sea procedente.
6. Acceder gratuitamente a sus datos personales.
7. Los demás derechos reconocidos por la Constitución y la legislación colombiana.

Estos derechos se encuentran establecidos principalmente en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.

12. Procedimiento para ejercer los derechos

El titular podrá presentar consultas o reclamos relacionados con sus datos personales a través del correo electrónico:

[CORREO OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS]

12.1. Consultas

Las consultas tendrán como finalidad conocer la información personal que repose en las bases de datos de Aromitalia, así como el tratamiento que se realiza sobre ella.

La compañía atenderá las consultas dentro de los términos establecidos en la legislación colombiana.

12.2. Reclamos

Los reclamos podrán presentarse cuando el titular considere que sus datos deben ser corregidos, actualizados, suprimidos o cuando advierta un presunto incumplimiento de las obligaciones legales.

El reclamo deberá contener, como mínimo:

• Identificación del titular.
• Descripción de los hechos.
• Petición concreta.
• Datos de contacto.
• Documentos que se consideren pertinentes.

Cuando sea necesario, Aromitalia podrá solicitar información adicional para verificar la identidad del solicitante.

Las consultas y reclamos serán atendidos conforme a los términos establecidos en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y las normas que lo desarrollen.

13. Datos de niños, niñas y adolescentes

Aromitalia no solicitará deliberadamente datos personales de niños, niñas o adolescentes para finalidades comerciales sin cumplir las condiciones y garantías previstas en la legislación colombiana.

Cuando excepcionalmente resulte necesario tratar información de esta naturaleza, se atenderá el interés superior del menor y se garantizará el respeto de sus derechos fundamentales.

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está sujeto a condiciones especiales establecidas en el artículo 7 de la Ley 1581 de 20